La presente procedura si propone di descrivere le attività, i ruoli, le relative responsabilità di controllo e gestione delle segnalazioni di violazioni e introdurre misure organizzative tese all’applicazione:
La procedura si prefigge l’obiettivo di disciplinare il processo di ricezione, analisi e gestione delle segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse. Pur non esistendo, ad oggi, una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l’oggetto delle segnalazioni, sono considerate rilevanti quelle che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità, consumati o tentati, a danno o vantaggio della Società, anche solo d’immagine, previsti come “reati presupposto”, oppure mere violazioni del Modello e del Codice Etico così come non conformità legate al mancato rispetto degli standard e delle procedure inerenti aspetti igienici, produttivi, analitici e di controllo aziendali. In particolare, le segnalazioni potranno riguardare i seguenti ambiti:
Le segnalazioni non possono riguardare lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrino nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o i colleghi, per le quali occorre fare riferimento alla normativa applicabile nell’ambito dei rapporti di lavoro subordinato.
Il responsabile
Il gestore del processo delle segnalazioni è, in via esclusiva, l’ODV.
Invio delle segnalazioni
Non appena un destinatario venga a conoscenza, direttamente o indirettamente di un evento “critico” anche afferente a reati/inadempienze normative, condotte illecite, che possano interessare la Società, lo deve segnalare e se possibile allegando l’eventuale documentazione di supporto ritenuta utile, astenendosi dall’intraprendere alcuna iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento. La mancata comunicazione di una segnalazione ricevuta costituisce una violazione della presente procedura, con l’applicazione delle conseguenti sanzioni disciplinari. Tutte le segnalazioni potranno essere:
La segnalazione viene gestita nel rispetto dei principi di riservatezza e l'eventuale identità del segnalante non viene rivelata senza il suo consenso. I dati personali eventualmente presenti sono trattati nel rispetto della normativa Privacy vigente e conservate per il periodo di tempo strettamente necessario per la gestione della segnalazione.
Tutte le segnalazioni sono oggetto di analisi preliminare svolta dall’ODV al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a consentire una prima valutazione della fondatezza della segnalazione stessa. Nello svolgimento della suddetta analisi l’ODV si potrà avvalere di risorse esterne o interne alla Società. Qualora, a conclusione della fase di analisi preliminare, emergesse l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o, comunque, l’infondatezza dei fatti richiamati nella segnalazione, quest’ultima è archiviata dall’ODV, con le relative motivazioni. Se, a conclusione della fase di analisi preliminare emerga, invece, che la segnalazione non rientra tra le tipologie di competenza come sopra definite, l’ODV provvederà allo smistamento della stessa agli uffici competenti.
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione, ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante è protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Per tutelare il segnalante che segnala gli illeciti e garantire l’efficacia del processo, la Società, anche attraverso il sistema di segnalazione, provvederà a:
La procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della procedura.
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